こんにちは、Base-Upの島田です。
今回は、6つの領域の1つである影響力について講義を行った中でお伝えをした、『報連相のタイミング』についてご紹介します。
報連相とは？
それぞれの言葉の意味は理解されていますでしょうか？
誰からの指示で行い、誰に伝えればいいのかという点に着目して違いについてみていきましょう。
-
報告：上司からの指示・命令・依頼に対して、部下が状況報告・結果を共有する
※仕事の指示者へ直接共有することがポイント、事実と意見はわける！ -
連絡：関係者全員に事実を周知する（事実のみ）
※仕事の関係者に共有すること - 相談：物事を決定する際に他の人に意見を求めたり、話し合いをすること
報連相のタイミング
「この業務が終わってから報告しよう」と、思ったりしていませんか？
そのような状態では、指示を出した上司は不安になることでしょう。
例えば、「頼んだ案件忘れていないかな？」「期日はまだあるけど、頼んでから時間が経ってるし、無事に進んでいるんだろうか？」などと考えているはずです。
私も上司から、「あの件どうなってるの？って僕から聞いたら報連相が足りていないと思ってね」と釘をさされたことがあります・・・
それでは、具体的に報連相はどのようなタイミングで行えばよいのでしょうか？
報告をする4つのポイントについてご紹介いたします。
- 指示を受けた仕事が終わったときに結果を報告する。
- 指示を受けた仕事が納期通りに終わりそうにないとわかったときに報告する。
- 数日間、数週間にわたる仕事は、節目で途中経過を報告する。
- トラブルが発生したときは、すぐ報告する。
仕事は指示で始まり、報告で終わります。
報告は義務、報告がなければ仕事が終わったことにはなりません。
報告で心がけてほしいのは、迷ったらすぐ報告すること。
報告が遅れて怒られることはあっても、報告し過ぎで怒られることはありません。
報告するかどうかで迷ったときは、ぜひ勇気を出して報告しましょう！
報連相のイメージ
報連相を上手に活用することで、業務効率も上がります！
イメージとしては、上司と都度すり合わせを行うことで修正点を最小限に抑えていきます。
以下の図をご参照ください。
このように、ずっと自分1人で考えていては上司がイメージするゴールからずれていってしまいます。
さらに、修正点を示されたとしても、期日もギリギリで修正箇所も多いという状況ではご自身にも負荷がかかってしまいますよね。
そのようなことを防ぐために、目安としては期日までに3回程度は上司に相談をしに行きましょう。
例えば、資料作成であれば、以下のような流れで確認できるとよいのではないでしょうか。
- 資料の大枠（PPTで作成、何ページ、構成など
- 記載内容（テーマ、記載内容、レイアウトなど）
- 最終チェック（文章、誤字脱字など）
報連相のタイミングは迷うときはあるでしょうが、ぜひ参考にして
